La méthode GTD, ou comment booster sa productivité

La méthode GTD, ou comment booster sa productivité

Si comme moi, vous êtes un(e) adepte des to-do lists et/ou du Bujo mais que malgré vos efforts, vous êtes toujours dépassé par le nombre de choses à faire, la méthode GTD est faite pour vous ! 

Développée par David Allen, la méthode Getting Things Done (Méthode GTD pour les intimes) est un système de gestion des priorités qui permet de mieux s’organiser.

Toutefois, il est beaucoup plus facile d’en parler que d’appliquer la méthode exacte d’Allen. Après avoir lu le livre, j’ai eu un double ressenti :

  • J’ai trouvé qu’il abordait une approche quasi-révolutionnaire, et en lisant plusieurs avis, j’ai constaté à quel point les méthodes évoquées par David Allen avait révolutionné la vie de beaucoup de monde.
  • Mais je sentais que cette méthode n’était pas faite pour moi à 100%. Il y manquait ma petite touche personnelle.

J’ai donc adopté la méthode GTD, mais en l’adaptant à mon quotidien. En l’appliquant  tous les jours depuis plus de 3 mois, voici ce qui en est ressorti :

  • Je n’ai plus cette horrible impression d’être débordée, ou d’avoir oublié quelque chose d’important,
  • J’ai tendance à beaucoup moins procrastiner et n’ai plus de sentiment de culpabilité si je n’ai pas effectué une tâche,
  • Je suis vraiment plus productive. Plus aucune tâche ne me semble être infranchissable grâce a la décomposition du projet en petites séquences largement faisables.

 

Si vous souhaitez en savoir davantage, je vous recommande vivement d’acheter “La méthode Getting Things Done” de David Allen. Vous pourrez adapter ses précieux conseils à votre propre quotidien. 

 

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S’organiser pour réussir : Getting Things Done

 

 

Voici comment j’ai adapté la méthode GTD couplée au Bullet Journal pour être plus productive. J’ai réalisé 5 listes dans mon bujo :

  • Inbox
  • Actions
  • Projets
  • Un jour, peut-être
  • Listes

 

Découvrez comment booster votre productivité grâce à la méthode GTD

La liste Inbox

C’est l’étape la plus importante du processus, mais également la plus longue. Le principe est simple : Le cerveau humain n’est pas fait pour stocker des informations. Il faudra donc vous libérer de toutes les informations inutiles qui trottent dans votre tête.

Dans cette partie de votre carnet, notez TOUTES les actions que vous devez réaliser qui vous viennent à l’esprit. Vous devez vider votre tête en notant des tâches précises à réaliser, des projets pour le futur ou encore des idées générales. Si cette liste fait plus de 2 ou 3 pages, ne vous inquiétez pas, c’est normal ! Comptez une bonne heure au moins pour la remplir.

Vous devrez ensuite traiter ces tâches une par une dans l’ordre où elles apparaissent sur votre liste. Pour chaque tâche, vous déterminerez :

  • Sa priorité (J’utilise personnellement le système ABCD)
  • Le durée estimée de la tâche
  • Et surtout, si la tâche est actionnable ou non. En d’autres termes, posez-vous cette question : Est ce que cette tache nécessite une action de ma part ?

À cette étape, deux cas de figures se présentent à vous :

> Si la tâche n’est pas actionnable :

  • Vous pouvez la jeter si vous n’en n’avait plus besoin. Ex : J’ai payé ma contravention, je peux donc m’en débarrasser. 
  • Vous pouvez la conserver comme document de référence. Ex : Une facture d’électricité que vous devez conserver.
  • Vous pouvez l’ajouter à votre liste « Un jour peut-être »

> Si la tâche est actionnable : 

C’est la règle d’or de la méthode GTD. Vous devez déterminer la toute première action de cette tâche. Si vous souhaitez par exemple planifier un voyage en Italie, vous devrez écrire : « Première action, Acheter un guide du Routard ». Maintenant vous devez déterminer :

  • Si la première action dure moins de 2 minutes, faites la tout de suite. Par exemple : Envoyer un mail à Mr. X, Commander un carnet sur Amazon.
  • Si l’action dure plus de 2 minutes, la tâche ira directement dans la partie Actions.
  • Si l’action nécessite plus de 2 minutes et qu’elle est composé de plusieurs actions, elle ira dans la partie Projet. Par exemple, planifier mon voyage en Italie nécessite plus d’une action, puisque je dois définir l’itinéraire, réserver un hôtel, etc.
  • Si l’action peut être confiée à une tierce personne, déléguez-la. Exemple : Demander à quelqu’un de récupérer les enfants à l’école.

Pour résumer, lors du traitement de votre liste dans, vous devez suivre cette procédure:

Découvrez comment j'ai adopté la méthode GTD en l'adaptant à mon quotidien

 

 La liste des Actions

Il s’agit d’une liste de vos prochaines actions qui durent plus de 2 minutes (et que vous ne pouvez pas réaliser tout de suite), mais qui sont quand même urgentes. Vous devez donc les effectuer dès que possible. Je vous conseille d’y inscrire toutes vos tâches A et B. Voici des exemples de tâches que l’on peut retrouver dans cette liste :

  • Chercher colis à la Poste
  • Vider ma boîte mail
  • Payer le loyer
  • Rendre rapport de stage

Afin de vous faciliter la vie, je vous conseille d’attribuer un contexte pour chaque type d’action, et ce sur des pages différentes. Cela permet de ne pas avoir une liste d’action trop longue, qui pourrait paraître insurmontable au premier abord. Voici les contextes que j’utilise :

  • Maison : Payer le loyer
  • Ordinateur : Vider ma boîte mail
  • École : Rendre rapport de stage
  • Dehors : Chercher colis à la Poste

Le nombre de contextes dont vous avez besoin dépend de la quantité d’actions que vous avez, et l’aspect général de vos journées de travail. L’important est de pouvoir évaluer en un coup d’œil quelles sont vos actions en fonction de l’endroit où vous vous trouvez et de l’équipement dont vous disposez.

 

La liste des Projets

La méthode GTD donne une définition du projet qui est assez large. Allen le définit comme un objectif nécessitant plus d’une action. Ces projets doivent donc aller sur votre liste “Projets”.

Cette liste doit comprendre un projet par page. Prenez le temps de noter au moins les 3 premières actions de chaque projet ou plus si vous le souhaitez. Ensuite, la première action de chaque projet migrera dans votre liste Actions.

Le fait de noter une tâche par projet dans votre liste d’actions vous assure que ces projets ne seront pas oubliés. Ne traitez qu’une seule action à la fois pour chaque projet.

Par exemple, dans ma liste Projet figure « Planifier un voyage en Italie » :

  • Acheter un Guide du Routard
  • Noter l’itinéraire
  • Prévenir les parents
  • Réserver deux hôtels, etc.

Je note la tâche « Acheter un Guide du Routard” dans ma liste “Actions”, et dès qu’elle a été réalisée, je la raye de ma liste “Actions” et celle de “Projets”. Je peux ensuite passer à la seconde action.

Rappelez-vous que la liste « Actions » ne doit contenir que les tâches que vous devez réaliser dans un futur proche, et que votre liste « Projets » devra être revue régulièrement pour vous assurer que tous les projets ont au moins une action suivante.

 

La liste “un jour, peut-être”

Nous avons tous ce genre de projets ou d’actions qui nous tiennent à coeur, mais qui ne sont peut-être pas réalisables pour le moment. Ce peut être l’envie d’écrire un livre, prendre des cours de mandarin ou encore faire un road trip en Asie.

Vous ne voulez pas perdre ces idées, mais vous ne pouvez pas les inscrire dans vos listes « Actions » ou « Projets », au risque de les polluer. C’est là que la liste « Un jour, peut-être » intervient.

 

Les listes

Dans cette partie, vous compilez toutes les listes qui vous viennent à l’esprit et qui vous seront utiles. Voici des exemples de listes :

  • Votre routine du matin
  • Les livres que vous devez lire
  • Les films à voir
  • Votre ménage du printemps, etc.

 

Le passage en revue

Bien qu’assez longue, cette étape est cruciale selon David Allen. La méthode GTD n’aura d’effets positifs que si l’on s’assure d’effectuer une revue hebdomadaire.

La revue hebdomadaire devrait être faite (vous l’aurez deviné) une fois par semaine. L’étape prend un certain temps (environ 30 minutes), c’est pour cela que je la réalise chaque dimanche avant de débuter la semaine. Lors de l’examen hebdomadaire, vous devez vous assurer :

  • Que chaque projet a au moins une action suivante.
  • Que chaque action sur votre prochaine liste “Actions” est une tâche que devez/voulez réellement faire durant la semaine. Si ce n’est pas le cas, déplacez-la vers votre liste « Un jour, peut-être » ou, si vous ne pensez pas le faire, supprimez-la complètement.
  • Parcourez votre liste “Un jour, peut-être” et voyez si certains projets ou actions peuvent être déplacés vers la liste des projets en cours ou la liste des actions. 
  • Si vous créez un nouveau projet sur votre liste de projets, assurez-vous de trouver la première action et placez-la sur la prochaine liste “Actions”.

 

Si vous souhaitez en savoir davantage, je vous recommande vivement d’acheter “La méthode Getting Things Done” de David Allen. Vous pourrez adapter ses précieux conseils à votre propre quotidien. 

 

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Avez-vous testé la méthode GTD ? Si oui, qu’en avez-vous pensé ? Dites moi tout !

 

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4 Commentaires

  1. septembre 20, 2018 / 11:22

    J’en ai énormément entendu parler ces derniers temps et je dois dire qu’avec tes explications j’ai bien envie de m’y mettre aussi !
    Merci pour ce chouette résumé et belle découverte !

    Bisous,
    Pêche

    • Lalishares
      Auteur
      septembre 28, 2018 / 11:50

      Si tu décides d’appliquer la méthode, n’hésite pas à m’envoyer un petit message pour me donner tes impressions.
      A très bientôt !

  2. Anapologize
    septembre 25, 2018 / 7:28

    Je suis arrivée sur ton blog par hasard via Pinteret : J’ADORE ! Ton travail est génial et tes articles sont tous aussi intéressants les uns que les autres. Je te remercie de m’avoie fait découvrir la méthode GTD et de m’avoir fait découvrir ton univers.

    • Lalishares
      Auteur
      septembre 28, 2018 / 11:48

      Merci pour ces jolis petits mots, ça me fait vraiment plaisir d’apprendre que mes articles te plaisent !
      Bisous.

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